Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych

W związku z wymogami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (w skrócie RODO) przekazujemy Państwu ogólne informacje dotyczące procesów przetwarzania danych osobowych w Ośrodku Sportu i Rekreacji w Inowrocławiu (dalej: OSiR).

Kto jest administratorem danych osobowych i jakie dane osobowe są przez nas przetwarzane?

Administratorem danych osobowych :

Pracowników i byłych pracowników OSiR

przedsiębiorców współpracujących z OSiR na podstawie umów cywilnoprawnych

klientów korzystających z infrastruktury OSiR oraz biorących udział w przedsięwzięciach organizowanych przez OSiR

jest Dyrektor Ośrodka Sportu i Rekreacji w Inowrocławiu.

Czy w OSiR wyznaczono Inspektora Ochrony Danych?

Tak, w OSiR wyznaczono Inspektora Ochrony Danych, można się z nim skontaktować za pośrednictwem telefonu: +48 601215898, poczty elektronicznej: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub poczty tradycyjnej na adres korespondencyjny Ośrodek Sportu i Rekreacji w Inowrocławiu, al. Niepodległości 4.

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane pracowników placówki?

W ramach wykonywania ustawowych obowiązków OSiR przetwarza dane osobowe pracowników na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b), art. 6 ust. 1 lit. c) lub art. 9 ust. 2 lit. b) RODO. Przetwarzanie wiąże się zatem z nawiązaniem i wykonywaniem umowy o pracę, na podstawie przepisów szczególnych, regulujących zakres danych jakie w ramach stosunku pracy OSiR – jako pracodawca – musi przetwarzać w celu wypełnienia obowiązków prawnych. Przepisy te znajdują się przede wszystkim w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, oraz w aktach wykonawczych do tej ustawy. Ponadto w niektórych przypadkach podstawą przetwarzania danych osobowych pracowników jest zgoda tj. art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO. Zgoda taka może dotyczyć np. przetwarzania danych osobowych w zakresie wizerunku.

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane kontrahentów OSiR?

OSiR przetwarza również dane osobowe kontrahentów bądź ich reprezentantów, którzy współpracują z placówką na podstawie najróżniejszych umów cywilnych. Podstawą pozyskania i przetwarzania przez placówkę danych osobowych kontrahentów – osób fizycznych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w przypadku osób prawnych reprezentowanych przez pełnomocników i reprezentantów podstawą przetwarzania danych reprezentantów będzie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Dane te są przetwarzane przez OSiR na potrzebę realizacji umowy, ale również po zakończeniu współpracy ponieważ szereg przepisów szczególnych takich jak: ustawa o rachunkowości, ustawy podatkowe, ustawa o finansach publicznych, które zobowiązują OSiR do przetwarzania tych danych również po wygaśnięciu stosunku prawnego wynikającego z umowy.

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane osób korzystających z infrastruktury oraz usług oferowanych przez OSiR?

OSiR przetwarza dane osobowe osób korzystających z będącej w jego zasobach infrastruktury (np. miejskie obiekty sportowe – pływalnie, stadiony, boiska itp.) na podstawie dobrowolnej zgody wyrażonej przez te osoby. Podobnie dane osobowe osób biorących udział w różnego rodzaju przedsięwzięciach organizowanych przez OSiR są przetwarzane na postawie dobrowolnej zgody tych osób.

W jakim celu OSiR przetwarza dane osobowe?

Celem przetwarzania przez OSiR danych osobowych pracowników i kontrahentów jest szeroko rozumiana prawidłowa realizacja zawartych w tym zakresie umów a także wypełnienie zobowiązań prawnych ciążących w tym obszarze na OSiR jako na pracodawcy oraz na kontrahencie.

Ponadto OSiR przetwarza dane osobowe celem realizacji swoich zadań statutowych, w tym w szczególności w zakresie zaspokajania zbiorowych potrzeb mieszkańców w zakresie kultury fizycznej i sportu (prowadzenie sportowych obiektów miejskich oraz organizowanie różnego rodzaju przedsięwzięć), jak również w celu komunikacji poprzez stronę www – także w celu komunikacji z Państwem, odpowiedzi na Państwa wiadomości przesłane za pośrednictwem formularza kontaktowego; nadto w celu promocji oraz budowy pozytywnego wizerunku OSiR (o ile udzielicie Państwo na powyższe dobrowolną zgodę).

Kiedy istnieje obowiązek podania danych?

W przypadku zgód, podanie danych osobowych nie jest obowiązkowe. W przypadku umów, podanie danych jest konieczne dla zawarcia i realizacji umowy. Jeśli jednak podanie danych wynika z przepisów prawa, to jest ono obligatoryjne, a niepodanie danych wiązać się będzie z konsekwencjami takimi jak np. nieprzyznanie danego świadczenia, brak możliwości realizacji usługi itp.

Komu będziemy udostępniać przedmiotowe dane?

OSiR będzie udostępniać dane osobowe, jeśli będzie się to wiązało z realizacją uprawnienia bądź obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Należy podkreślić, że OSiR może powierza

przetwarzanie danych osobowych określonej grupie podwykonawców (np. przy organizowaniu różnego rodzaju imprez masowych). Ponadto mogą to być firmy informatyczne wspierające działalność OSiR od strony technicznej, płacowej, księgowej i administracyjno-prawnej. OSiR nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych, chyba że pozyska na to odpowiednią zgodę. Dane osobowe nie podlegają profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

Jak długo OSiR przetwarza dane osobowe?

W zależności od podstawy przetwarzania, dane osobowe mogą być przetwarzane do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych, do czasu aż ustanie okres zobowiązujący OSiR do przechowywania danych.

Jakie prawa przysługują osobom, których dane osobowe są przetwarzane?

Każdemu przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu; sprostowania nieprawidłowych danych; żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 17 RODO; żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO; wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach w skazanych w art. 21 RODO; przenoszenia dostarczonych danych, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany. Ponadto każdemu, kto uważa, ze jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).